Les cotes validées, souvent répertoriées dans un « guide de cotes validées » ou dans un « plan de classement » font office de référentiel interne qui définit une manière harmonisée de classer et ranger les documents. Cet outil interne est souvent la garantie de l’harmonisation à l’échelle d’un réseau de bibliothèques afin de déterminer les règles : indices, mentions, localisation... Il facilite le travail des agents à la fois sur le catalogage et le rangement tout en étant bénéfique pour le public pour se repérer dans les rayonnages.