L'histoire du catalogue Sudoc
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L'avant-projet
Lancé en 1992 à l'initiative de la sous-direction des bibliothèques au ministère chargé de l'enseignement supérieur, le schéma directeur informatique du réseau des bibliothèques universitaires est entré à la fin de l'année 1995 dans sa phase de mise en œuvre opérationnelle. L'ABES s'est vue confier la maîtrise d'ouvrage de ce projet et a procédé à un appel d'offres sur performances en vue d'acquérir un nouveau système d’information, destiné à remplacer les précédentes applications nationales.
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Des applications nationales
Voir les actions nationales en 1992 L'ABES et l'an 2000
Un réseau de catalogage partagé existait avant le Sudoc : il ne concernait que les "publications en série", comme on disait à l'époque.Le catalogue du CCN était accessible de plusieurs manièresLe réseau et le catalogue s'appelaient CCN-PS (Catalogue collectif national des publications en série). Ce réseau a vu le jour en 1983. Structuré par région en "province" et par thème à Paris, il regroupe tous types de bibliothèques. Il communique avec l'ISSN qui valide les notices soumises.
En 1994/1995, le Centre national disparaît et ses activités sont reprises par l’ABES, puis le catalogue sera intégré dans le Sudoc, tandis que le réseau constituera une entité dans le réseau du Sudoc. Le nombre de notices versées dans le Sudoc est d'environ 300 000.
Les bibliothèques habilitées à gérer leurs collections elles-mêmes (dans le jargon "entrées secondaires") sont passées du "3614 CCN" d'antan à WinIBW.
Une connexion à 120 F l'heure Le CCN cité par l'Institut de stratégie comparée
Deux autres applications nationales signalaient l'une les thèses (Téléthèses) et l'autre les monographies et leurs localisations (Pancatalogue). Le PIB (prêt inter-bibliothèques), devenu PEB depuis (prêt entre bibliothèques), était assuré par Pebnet. Le thesaurus Rameau était déjà géré conjointement par la BNF et l'ABES.
Remontons au temps de Téléthèses avec WebArchive Cliquez ici si vous voulez connaître les prix de connexion à Téléthèses par minitel ! Doc-Thèses vu par les SuissesTéléthèses recensait les thèses soutenues depuis 1972 pour les sciences, les lettres, sciences humaines et sociales, et à 1983 pour les disciplines de santé. Simplement signalétique avant 1986, le contenu des notices est enrichi après cette date d'une indexation, d'un résumé français et anglais ( sauf pour les thèses dites "d'exercice" en médecine, pharmacie et dentaire, seulement indexées). Créée à l'initiative du Ministère chargé de l'Enseignement supérieur, Télèthèses était l'héritière des inventaires sur papier qui existaient depuis 1884 . Les notices de Téléthèses étaient saisies d'après des bordereaux par plusieurs partenaires. Le total des notices reprises dans le Sudoc en 1997 était de 315 000.Le Pancatalogue recensait les monographies possédées par les bibliothèques, et servait à localiser les ouvrages demandés par le Prêt entre bibliothèques. Le projet a été initialisé en 1987, et à cette époque aucune infrastructure ne pouvait supporter le volume d'un catalogue collectif partagé, soit 21 millions d'exemplaires.
Le Pancatalogue (le PK de son petit nom) était donc alimenté par les notices des trois réseaux de catalogage partagés de l'époque : BN-Opale, OCLC, Sibil. Ces organisations versaient directement les notices au Pancatalogue.
En juin 1997, le PK contenait plus de 5 millions et demi de localisations. Les données chargées dans le Sudoc n'ont pas été reprises du PK, mais des trois catalogues collectifs.
Lire un article du BBF sur l'histoire du PancataloguePebNet
Le réseau de PEB électronique existait en France depuis 1987. «PEB en ligne», était un système centralisé : les bibliothèques du réseau se connectaient via TRANSPAC et via INTERNET/RENATER à la base de données du PEB. A partir de 1989, avec « PEBMICRO », les micro-ordinateurs hébergeaient des applications locales et les transferts de données ont été automatisés. L’ABES a développé six ans après le logiciel « PebNet » qui répond aux besoins de gestion des services de prêt entre bibliothèques. C’est un système intégré de gestion de fourniture de documents.
L'intégration de Pebnet dans le logiciel du Sudoc a été longtemps prévue et discutée. Elle n'a pu être menée à bien. Supeb permet de se livrer aux transactions du PEB, mais pas de gérer la facturation aux utilisateurs, par exemple.
Une bibliothèque témoigne de sa satisfaction Pebnet et PebWeb à la Biulo : mémoire IFB
Le thesaurus RAMEAU, (Répertoire d'autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié), est géré depuis sa naissance par l'ABES et la BNF. Le MENESR et la BNF sont liés par une convention de partenariat pour la production et le fonctionnement de RAMEAU, qui est alimenté par la Bibliothèque nationale de France et enrichi par les propositions des utilisateurs.
L'ABES s'occupait de la gestion des accès à la base, et de la diffusion des produits.Le 31 décembre 1999, la base RAMEAU gérée par l'ABES, qui servait à la consultation et à l'extraction des données pour l'édition des différents produits, a cessé de fonctionner. Le Sudoc préconise d'indexer les notices en utilisant ce thesaurus, qui est maintenant intégré au catalogue.
La "panique" de l'an 2000
L’arrêt de Téléthèses, du Pancatalogue, de RAMEAU et PEB en ligne étaient programmés, parallèlement à la mise en œuvre du Sudoc, car ces applications, tout comme Sibil et BN-Opale, étaient réputées "ne pas passer l'an 2000".
Il fallait assurer la transition sans rupture de service.
Dès le début de l’an 2000, le catalogue du Sudoc a été consultable gratuitement sur Internet pour offrir l’accès aux notices de thèses, de monographies, et de périodiques chargées en 1999. Cet accès s'est substitué aux services Minitel payants.
A la fin de l'année, la parution du cédérom DocThèses a été retardée afin d’intégrer les mises à jour. Pendant la période transitoire précédant le déploiement, les notices de thèses saisies par divers prestataires et les notices de monographies issues des sources de catalogage ont continué à être régulièrement chargées en différé dans le catalogue du Sudoc.
Pour les bibliothèques qui utilisaient PEB en ligne, une nouvelle application web leur a permis d’échanger sur Internet demandes et réponses de PEB, jusqu'à leur déploiement dans le Sudoc. "PEB 2000" a ouvert en décembre 1999 pour remplacer "PEB en ligne" jusqu'au déploiement des bibliothèques dans "SuPEB". L’introduction dans le circuit du PEB du système de messagerie Internet eu une incidence sur le fonctionnement de PebNet, qui a dû intégrer cette contrainte dans une nouvelle version.
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La longue marche d'une bonne idée
Lancé en 1992 à l'initiative de la sous-direction des bibliothèques au ministère chargé de l'enseignement supérieur, le schéma directeur informatique du réseau des bibliothèques universitaires est entré à la fin de l'année 1995 dans sa phase de mise en œuvre opérationnelle.
L'ABES s'est vue confier la maîtrise d'ouvrage de ce projet et a procédé à un appel d'offres sur performances en vue d'acquérir un nouveau système d’information, destiné à remplacer les précédentes applications nationales. Pour des raisons de maîtrise des coûts et des délais, il a été décidé de s'appuyer sur un système existant et c'est le système Central Bibliographic System (CBS) du consortium de bibliothèques néerlandaises Pica qui a été choisi. Le projet, mis en œuvre depuis 1998 avec le prestataire, est entré début 2001 dans sa phase d'installation dans les établissements de l'enseignement supérieur ; en mars 2002, celle-ci s'est achevée.
L'ensemble des établissements déployés travaille aujourd'hui directement dans le système Pica (à travers le logiciel WinIBW), contribuant à enrichir la base Sudoc.
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Un savant mélange
Les notices de monographies et de thèses venaient d'horizons très différents :
- le catalogue des notices des BU localisées dans OCLC
- le catalogue Sibil
- le catalogue des notices des BU utilisant BN-Opale
- les notices de la base Téléthèses
Bases Notices bibliographiques versées OCLC (Auroc) 1 700 000 Sibil 1 100 000 BN-Opale + rétroconversions 600 000 Téléthèses 350 000 CCN-PS 300 000 Le prestataire Pica ayant expliqué que la première notice entrée dans la base servait de socle aux notices doublons chargées par la suite, les notices de la BNF ont été chargées d'abord.
Les notices Sibil ont été chargées par la suite, en dédoublonnant autant que possible. Le format reçu était de la famille de l'USMARC. Les notices OCLC intégrées en troisième position étaient aussi en USMARC.
Les notices Téléthèses chargées après les notices des trois bases ont été récupérées en format propriétaire, puis à partir de 2000 chargées en UNIMARC.
Une étude de faisabilité a commencé sur la reprise des données des bibliothèques "hors sources", celles qui ne participaient pas à un de ces réseaux. Une des bibliothèques pilotes était dans ce cas.
La première difficulté à surmonter a été de faire converger vers un même format interne (Pica+) les données des différents formats. La deuxième difficulté à vaincre a été le dédoublonnage : les notices couraient le risque de se trouver dans les quatre bases de données, quand il s'agissait de thèses. Les notices décrivant des publications multi-volumes composaient un autre casse-tête.Pour en savoir plus sur le dédoublonnage en importEnfin, les notices de publications en série ont été importées du CCN-PS : des notices qui pouvaient avoir des "concurrentes" dans les collections de Sibil notamment, et surtout un format d'état de collection qui s'est coulé dans le format d'échange de 1995 - et dans les contraintes du format interne de Pica - avec une extrême difficulté.
Pour parfaire la reprise de l'existant, il fallait aussi charger les 700 000 notices autorité de la BNF (en INTERMARC à l'origine), et faire les liens à ces autorités quand c'était possible. Sans passer sous silence l'import des 19 200 notices FMeSH, dans un autre format, à faire converger vers le format UNIMARC des autorités.
N'oublions pas de citer enfin les 3 000 notices signalant les "Centres de ressources" (RCR) qui ont été chargées à partir d'un format propriétaire et converties en notices d'autorité au format spécial.Toutes ces manipulations ont été faites en 1998-1999, et les chargements ont continué jusqu'en 2001, quand la dernière bibliothèque Auroc a rejoint le réseau.
Pour en savoir plus sur la reprise des données dans le Sudoc, des articles dans Arabesques
***Tests et traductions
Les logiciels livrés par Pica avaient été conçus par et pour des réseaux néerlandais et allemands. Plusieurs adaptations ont dû être faites pour que tout cela devienne utilisable en France :- le format de catalogage UNIMARC a été créé
- des grilles pour l’insertion des données codées ont été ajoutées
- l'interface a été traduite (et retraduite)
- l'aide en ligne a été traduite, améliorée, et le Guide méthodologique mis en place
- le nombre et la configuration des index ont été définis
- les affichages ont été définis et traduits
- les liens entre notices ont été définis
- les validations opérées par le système ont été définies
- les opérations de PEB ont été intégrées
- les imports et exports ont été mis en place
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- tout cela a été testé et "retesté" à tous les niveaux par les membres des "chantiers" de l'ABES
- et enfin ouvert aux "sites pilotes" pour qu'ils travaillent en réel
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Groupes de travail,
sensibilisation et formations, déploiement
Groupes de travail ABES / Réseaux de catalogage
Chaque groupe avait pour tâche de synthétiser sous forme d’un rapport un ensemble d’éléments concernant son réseau. Les groupes Auroc, BN-Opale et Sibil ont balayé les thèmes suivants : historique, organisation de l’association sous les aspects politique et technique, relations avec les partenaires, formation et documentation, services offerts. Le groupe CCNPS s’est lui concentré sur l’organisation à mettre en place dans le cadre du Sudoc pour la collecte, la production et la mise à jour des données de périodiques dans les quelques 2920 unités documentaires composant aujourd’hui le réseau CCNPS. L’historique du réseau, l’organisation actuelle à 3 niveaux dont les 34 centres régionaux sont le pivot, et les recommandations sur la future organisation ont ainsi constitué les 3 chapitres structurant le rapport du groupe.
Sensibilisation
Lors du travail de modélisation de l'intégration des bibliothèques dans le Sudoc, il est apparu une nécessité de "sensibiliser" tout le personnel des bibliothèques concernées, et de ne pas se limiter à la formation des collègues qui auraient à travailler sur le Sudoc.
Une journée d’information et de présentation du SU a été organisée dans la centaine d'établissements concernés, avec le concours du coordinateur local et du directeur de la bibliothèque. Cette journée était destinée à favoriser, par un échange d’information direct, la connaissance et la compréhension des changements induits par le nouveau système et l’organisation en réseau qui l’accompagnait. Elle était animée par des personnes de l’ABES, qui ont ainsi, par groupe de deux, parcouru les bibliothèques de France et d'Outre-Mer.
Formation
Les "formateurs relais"
Pour être à même de remplir leur mission auprès des utilisateurs professionnels, ces formateurs ont eux-mêmes participé à un cycle d'information et de mise à niveau complet qui s'est déroulé sur plusieurs semaines. Il comprenait la présentation du contexte dans lequel s'insère le Sudoc, des rappels de bibliothéconomie, la formation à toutes les fonctionnalités du Sudoc et au logiciel WinIBW, ainsi qu'un entraînement à la pédagogie et à la formation de formateurs. A l'issue de cette période, les 20 formateurs ont été à même de retransmettre leurs connaissances auprès des utilisateurs professionnels du Sudoc. Les sessions de 5 jours de formation pratique initiale destinées aux catalogueurs/indexeurs et aux responsables de PEB ont été confiées aux 12 formateurs externes à l'ABES, tandis que les sessions spécifiques de 4 jours réservées aux coordinateurs Sudoc et les journées de sensibilisation organisées dans chaque établissement, au moment où il deviendra membre du réseau Sudoc, ont été assurées par 8 personnes de l'ABES qui ont réservé la moitié de leur temps à cette mission.
Sur 10 mois, 1000 personnes ont été formées au rythme de 50 personnes par semaine, une semaine sur deux. Cinq sessions se sont déroulées en parallèle, trois à Paris et deux à Montpellier. La formation a été assurée par des "formateurs relais" externes à l'ABES, deux par salle de formation. Les coordinateurs ont suivi cette formation, avant de continuer, à Montpellier, sur module spécifique qui leur est proposé.
Calendrier du déploiement
Le premier déploiement du Sudoc s’est fait sur des sites volontaires les "sites pilotes". La liste des sites pilotes comporte 2 bibliothèques du réseau Auroc, 2 bibliothèques du réseau BN-Opale, 2 bibliothèques Sibil, et 1 bibliothèque " hors-source ".
Pour le réseau Auroc : SCD Lille 3 (CR-CCN), SCD Nice - Sophia Antipolis (CR-CCN) Pour le réseau BN-Opale : SCD Lyon 2, SCD Rennes 2 Pour le réseau Sibil : SICD Grenoble 2 et 3 (CADIST), SCD Perpignan Pour les bibliothèques " hors-source " : SCD Le Mans
Le lancement de la phase "sites pilotes" a eu lieu en octobre 1998, mais l'expérimentation proprement dite sur les sites a commencé en mai 2000.En octobre-novembre de la même année a été lancé le déploiement dans le Sudoc des Centres Régionaux du CCN-PS.
C'est ainsi que les applications réputées "ne pas passer l'an 2000" ont tout de même continué à fonctionner.
L'intégration des réseaux de bibliothèques dans le Sudoc a duré toute l'année 2001, et s'est terminée en 2002 :janvier-juin 2001 BN-Opale : 13 établissements mars-septembre 2001 Sibil : 19 établissements mai 2001-janvier 2002 AUROC : 44 établissements oct 2001-mars 2002 "hors-sources" : 23 établissements
A la fin du premier déploiement, au 13 mars 2002, une centaine d'établissements participaient au Sudoc. Dans la base de production du Sudoc 4 818 000 notices bibliographiques et 708 973 notices d'autorité, pour 12 700 000 localisations.
En mai 2011, 150 établissements participent au réseau, et le volume de la base a presque triplé : 12 millions et demi de notices bibliographiques, 2,3 millions de notices d'autorité et 32 millions et demi de localisations.
***En octobre 1999 puis en décembre 2000 ont eu lieu les premières "Journées inter-réseaux d'information sur le SU", ou "Journées COMOR". Il s'agissait surtout à l'époque de présenter l'avancement du projet. Les compte-rendus (à partir de 2004) sont sur le site de l'ABES .
A la fin de l'année 2000, les groupes de travail des anciens réseaux ont remis leurs rapports. Quelques lignes directrices convergentes ont permis d'organiser des rencontres annuelles autour du "SU" d'alors.
Mais avant que ce "melting-pot" ne réussisse, des représentants des réseaux ont participé aux réunions sur le catalogage, organisées par l'ABES, afin de définir en commun les règles de bon usage, aussi bien pour les monographies que pour les autorités. Un autre groupe, de composition identique, a travaillé sur les règles de description des livres anciens.
Les premières "Journées du réseau Sudoc" ont eu lieu à Montpellier les 14 et 15 mars 2002, à la fin du déploiement de ce qui a été appelé "le premier cercle". Elles ont réuni 250 personnes. Jusqu'à celles de 2004 comprises, le SU puis Sudoc en a été le centre des préoccupations. Ensuite les nouvelles applications développées par l'ABES prennent leur place au fur et à mesure de leur apparition.
En 2007, les Journées ABES prennent une autre dimension : nouveau lieu, nouveaux thèmes, invitations de collègues étrangers, moins de préoccupations sur le "comment" et plus sur le "quoi", le "pour qui", et le "pourquoi".
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