Résumé de section

  • Qu'est-ce qu'une bonne communication en visioconférence ? Comment s'assurer d'être compris par tous ? Ici nous allons lister les recommandations à respecter pour garantir des interactions accessibles à tous et une séance interactive.

    10 minutes de lecture

    • Savoir communiquer

      Pour bien se faire comprendre il y a des règles à respecter. Si ce constat est évident pour des échanges en face à face, il l'est encore plus en visioconférence. Le dispositif créé de la distance entre les participants et rend plus complexes certaines interactions que nous réalisons sans difficulté en présentiel. Ce phénomène est d'autant plus fort pour les personnes en situation de handicap. La vidéo ci-contre, illustrent certaines situations qui peuvent engendrer de véritables obstacles à la compréhension, pour une personne en situation de handicap lors d'échanges en visioconférence. 

      Dans cette partie nous allons lister les différentes recommandations à respecter pour éviter de tels écueils. Toutes ces règles vous permettront de rendre votre visioconférence accessible à tous, mais apporteront aussi plus de fluidité et d'interaction à vos échanges.




      Source : Comment organiser une visioconférence accessible ? DesignGouv

       


    • Charte de prise de parole accessible en visioconférence

      • Ne parlez pas en même temps qu’une autre personne. Cela nuit évidemment à la compréhension des échanges ; mais cela empêche également les outils de transcription et de sous-titrage automatique de capter correctement les propos, et donc de retranscrire le discours.
      • Parlez de façon claire et intelligible pour être bien compris par les participants, que ce soit ceux qui vous écoutent, ceux qui lisent sur les lèvres ou encore ceux ayant recours à des outils de transcription et de sous-titrage automatisé.
      • Faites attention aux bruits parasites. Installez-vous dans un endroit calme où vous serez seul et ne serez pas dérangé par un environnement sonore bruyant (claquement de porte, personnes qui parlent, etc.). Faites attention aux frottements avec le micro, aux bruits de clavier,  aux cliquetis d’un stylo ou autre… Là encore, que ce soit pour ceux qui vous écoutent, ou ceux qui vous lisent, ces bruits parasites peuvent nuire grandement à la compréhension de votre discours, ainsi qu'à l'attention des participants.
      • Afin d’éviter les chevauchements lors de prise de parole, utilisez les fonctions disponibles de l’outil, comme "Lever la main" pour demander la parole. Soyez le garant du respect des tours de parole ainsi que du temps de parole accordé à chacun.
      • Doublez les canaux de diffusion. Lisez ce qui est écrit et écrivez ce qui est dit. Il n’est pas possible de lire et d’écouter deux choses différentes en même temps ; les participants choisiront l'un ou l'autre, si les deux ne sont pas raccords. Évidemment, votre support n’est pas un prompteur, mais il doit reprendre les points clés de votre discours et permettre aux participants d'en comprendre sa structure.
      • Invitez les participants à couper leur micro quand il ne parle pas, afin d’éviter les bruits parasites. Ceci est valable pour tout le monde, même pour vous. Un micro ouvert est une porte d'entrée pour toutes nuisances sonores potentielles (si la personne ne parle pas évidemment). Ces derniers peuvent gêner la réception et la retranscription écrite des échanges. Pensez bien à réactiver votre micro au moment de la prise de parole.

    • Du bon usage de la webcam

      • Activez votre webcam. Cela permet d'une part d'humaniser votre discours, en y ajoutant les expressions et les gestes qui enrichissent la communication. Mais cela permet aussi aux personnes rompues à l'art de la lecture labiale de pouvoir lire sur les lèvres. Pour cela vous devez vous assurer d’avoir le visage clairement et entièrement visible. Pensez à ne pas vous mettre à contre-jour ou dans une pièce mal éclairée. Certains outils de visioconférence permettent de choisir de n’afficher que la personne qui parle, à la place d'une mosaïque de webcam, ce qui peut faciliter la lecture labiale, mais demande une grande discipline concernant le respect de la prise de parole.
      • Pensez à arrêter le partage d’écran quand ce n’est pas nécessaire pour donner plus de place aux webcams, par exemple lors de temps d’échanges entre les participants. Cela permet de rythmer votre séance, avec différentes phases, plus ou moins actives / passives tout en laissant plus de place aux échanges avec un meilleur affichage des visages.
      • En cas de connexion de mauvaise qualité, vous pouvez demander aux participants de couper leur caméra, s’ils ne parlent pas, évidemment. En cas de prise de parole d’un ou d’une étudiante, il lui faudra alors réactiver sa webcam, ainsi que son micro avant de s’exprimer.

    • Règles à adopter pour une transcription de qualité

      Pour la vidéo, comme pour la visioconférence la transcription est un incontournable de l’accessibilité. Il existe certains outils ou fonctionnalités qui permettent de générer des transcriptions automatiques, mais pour un rendu de qualité il est nécessaire de respecter quelques règles :

      • Utilisez un casque micro, pour une prise de son constante et de bonne qualité. Contrairement au micro interne d’un ordinateur, le casque micro se focalise sur le son de la voix et non sur les sons externes, ce qui permet d’obtenir une transcription de meilleure qualité.
      • Afin de limiter tous les sons parasites et les interférences possibles, veuillez à ce que chacun coupe son micro quand il ne parle pas.
      • Pensez à dire votre nom avant de parler, cela apportera beaucoup plus de clarté à la lecture. Sinon, dans le cas d’échanges entre plusieurs personnes il ne sera pas possible d’associer un discours à quelqu’un en particulier.
      • De même pensez à épeler les sigles et le vocabulaire spécifique afin de rendre la transcription la plus compréhensible possible.
      Si vous ne disposez pas d'un outil de visioconférence intégrant la génération de transcription, vous pouvez utiliser un convertisseur de voix. Cet outil retranscrit à l'écrit ce que vous dites à l'oral. La prise en main est assez intuitive mais demande toutefois un ajustement du discours, comme de faire des pauses pour ne pas saturer l'application, d'indiquer à l'oral la présence d'un ".". Parmi les différents outils accessibles en ligne, vous pouvez utiliser Dictation qui propose une version gratuite. Comme souvent avec les outils automatiques, il est nécessaire d'accorder un temps de relecture, de correction et éventuellement de mise en page, avant l'envoi de la transcription.

    • Fonction de sous-titrage

      • Certains outils de visioconférence permettent de générer un sous-titrage en temps réel. Cette fonction peut être activé par les participants directement pendant la visioconférence. Cependant cette fonctionnalité peut être limitée. L'outil Zoom par exemple, propose en octobre 2023, un sous-titrage automatique en direct. Il permet aussi de désigner un participant en charge de la saisie des sous-titres (voir article Gérer les sous-titres et la transcription). Ces fonctionnalités sont amenées à évoluer, il est donc important de se tenir informer des mises à jour des et des nouveautés de votre outil de prédilection ou celui de votre établissement.

    • Durée d'une session

      • En visioconférence, il est important d'apporter un soin tout particulier au rythme et à la durée. Le dispositif met plus de distance entre le formateur et les participants, ce qui engendre une baisse de l'attention plus rapide qu'en présentiel. Il est donc primordial de faire des pauses durant votre session. Il peut s'agir de pauses pour le corps (physique), c'est à dire un temps pour quitter son ordinateur, se lever et bouger (toilettes, pause café, etc.). Cela permet d'une part de mettre un temps de respiration dans la session, mais aussi de réactiver le corps des apprenants pour diminuer la fatigue physique et relancer la circulation sanguine. Il s’agit aussi de prévoir des pauses pour la tête (cognitive), avec des temps d’échanges, des questions, des sondages, des exercices, ou toutes sortes d’activités qui permettront de faire passer les participants d’une réception passive à une a participation active. En plus de relancer l’attention, ces activités permettent de vérifier la maitrise des concepts et connaissances des participants. La mise en pratique des concepts et connaissances permet également une meilleure rétention de l’information apprise.

    • Enregistrement de la session

      • Gardez une trace de la session afin de permettre aux participants de la revisionner si besoin. Que ce soit pour ceux qui n'ont pas pu y assister, ou ceux qui souhaitent compléter leurs notes, l'enregistrement est un véritable plus. Et comme nous l'avons vu, même si certaines fonctionnalités facilitent la communication pour les personnes atteintes de déficience auditive, la prise de notes en simultanée reste une tâche compliquée. L'enregistrement permet une deuxième consultation, à son rythme, ce qui peut être un vrai soulagement pour ces publics.


      Avant l'enregistrement d'une session, pensez à bien informer les participants de votre démarche et assurez-vous de leur consentement. Dans le cas contraire, si les participants ne souhaitent pas apparaître lors de l'enregistrement, invitez les à couper leur caméra ainsi que leur micro. Pour plus d'informations concernant les modalités d'usages de l'enregistrement et globalement le Règlement Général sur la Protection des Données, vous pouvez consulter l'article de la CNIL à ce sujet.