Accessibilité numérique : visioconférence
Aperçu des sections
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2020 reste dans les annales pour deux raisons : une pandémie mondiale avec confinement et une montée en puissance des outils de visioconférence, afin d'assurer à la fois le travail à distance mais aussi la continuité pédagogique dans l'enseignement. De nouveaux outils à prendre en main, mais surtout de nouvelles habitudes de travail à adopter.
L’urgence de la situation ayant nécessité une prise en main rapide de ces outils, la question a longtemps été de savoir comment ça marche. L’objectif de ce cours est de se demander comment bien utiliser ces outils, pour une visioconférence de qualité, accessible au plus grand nombre.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de ce cours vous serez en mesure de :- Appréhender les points de vigilance dans la préparation d'une séance de visioconférence (public, matériel, support).
- Identifier les règles de communication à respecter pour des interactions de qualité et accessibles.
- Appréhender les règles de communication lors de de la génération automatique de sous-titrage ou de transcription.
- Identifier les actions à mettre en place à l'issue d'une visioconférence.
Ce cours est en libre accès !
Aucune création de compte ou d'inscription n'est nécessaire, toutefois vous ne pourrez le parcourir qu'en lecture seule.
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5 minutes de lecture
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Quel type de matériel utiliser ? Quel outil de visioconférence choisir ? Dans cette partie nous allons lister un panel non exhaustif d'éléments techniques à prendre en compte pour la configuration utilisée lors de votre visioconférence.
5 minutes de lecture
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Matériel
"Less is more" (Mies van der Rohe)
Dans la mesure du possible, privilégiez un ordinateur portable muni d'une webcam intégrée. Cela vous évitera le branchement d'une webcam externe, ainsi que d'éventuels problèmes de faux contacts, de reconnaissance du matériel par votre ordinateur ou encore d'activation du périphérique.
Utilisez un micro-casque plutôt que le micro et les enceintes intégrés de l'ordinateur. La qualité du son reçu et émis est généralement de bien meilleure qualité que celle du dispositif natif d'un ordinateur portable. De plus vous éviterez les effets larsen des systèmes audio ou encore de bruits de fond.
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Qui sont vos apprenants ? De quoi ont-ils besoin ? Comment rendre vos supports accessibles ? Comment anticiper des problèmes techniques ? Dans cette partie nous verrons rapidement les différentes questions à se poser en amont d'une session et les moyens d'y répondre.
5 minutes de lecture
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Connaître son public
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Récoltez les besoins d’aménagements nécessaires auprès des participants, ou auprès de structures comme le relais handicap, ou tout autre service dédié à l'accueil des personnes en situation de handicap de votre établissement. Ainsi vous serez en mesure d'apporter une réponse adaptée aux spécificités de votre public, plutôt que de prévoir l'intégralité des aménagements possibles.
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Communiquez une adresse mail et un numéro de téléphone en cas de besoin en termes d’accessibilité ou de problème technique.
Préparer les documents
- Transmettez le programme de la session / ordre du jour en amont de la session : indiquez le thème de la session, ses objectifs, ses modalités, sa durée ainsi que les besoins de préparation spécifiques (technique ou pédagogique).
- Envoyez les documents utilisés pendant la session à l'avance afin de permettre aux personnes ayant recours à un lecteur d'écran de les appréhender. Pour la création de documents textuels accessibles, vous pouvez consulter le cours dédié à l'accessibilité des ressources textuelles.
- Pensez à la lisibilité des médias utilisés dans votre support. Est-ce que les images sont de bonnes qualités ? Sont-elles assez grandes pour être compréhensible et explicite ? Y a-t-il un texte de remplacement ? Les couleurs sont-elles bien contrastées ? Pour être sûr de l'accessibilité d'une image, vous pouvez vous référer au cours sur l'accessibilité des images.
- Dans le cas d'utilisation de vidéos lors de votre session, assurez-vous que celles-ci comprennent bien des sous-titres ainsi qu'une transcription à envoyer aux participants. Pour réaliser des vidéos accessibles, consultez le cours sur l'accessibilité des vidéos.
Vérifiez le matériel
- Pensez à vérifier que votre matériel fonctionne correctement avant la session (connexion internet, micro-casque, webcam). Il est recommandé de prendre 5-10 minutes avant le début de la séance pour effectuer les vérifications de dernières minutes. Cela vous permettra aussi d'être présent avant l'heure afin d'accueillir les participants et régler leurs éventuels problèmes techniques. Cela peut être particulièrement pertinent pour les premières sessions avec un groupe.
- Demander aux participants de tester leur matériel ainsi que de se familiariser avec l’outil et ses fonctionnalités en amont de la session. Pour cela vous pouvez mettre à leur disposition une salle ou une session test.
- Fournissez un guide d’installation et d’utilisation de l’outil en indiquant les fonctionnalités qui seront utilisées au cours de la session. Certains outils de visioconférence ne nécessitent pas d'installation mais ce n’est pas le cas pour tous, pensez bien à prévenir les participants en amont.
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Qu'est-ce qu'une bonne communication en visioconférence ? Comment s'assurer d'être compris par tous ? Ici nous allons lister les recommandations à respecter pour garantir des interactions accessibles à tous et une séance interactive.
10 minutes de lecture
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Charte de prise de parole accessible en visioconférence
- Ne parlez pas en même temps qu’une autre personne. Cela nuit évidemment à la compréhension des échanges ; mais cela empêche également les outils de transcription et de sous-titrage automatique de capter correctement les propos, et donc de retranscrire le discours.
- Parlez de façon claire et intelligible pour être bien compris par les participants, que ce soit ceux qui vous écoutent, ceux qui lisent sur les lèvres ou encore ceux ayant recours à des outils de transcription et de sous-titrage automatisé.
- Faites attention aux bruits parasites. Installez-vous dans un endroit calme où vous serez seul et ne serez pas dérangé par un environnement sonore bruyant (claquement de porte, personnes qui parlent, etc.). Faites attention aux frottements avec le micro, aux bruits de clavier, aux cliquetis d’un stylo ou autre… Là encore, que ce soit pour ceux qui vous écoutent, ou ceux qui vous lisent, ces bruits parasites peuvent nuire grandement à la compréhension de votre discours, ainsi qu'à l'attention des participants.
- Afin d’éviter les chevauchements lors de prise de parole, utilisez les fonctions disponibles de l’outil, comme "Lever la main" pour demander la parole. Soyez le garant du respect des tours de parole ainsi que du temps de parole accordé à chacun.
- Doublez les canaux de diffusion. Lisez ce qui est écrit et écrivez ce qui est dit. Il n’est pas possible de lire et d’écouter deux choses différentes en même temps ; les participants choisiront l'un ou l'autre, si les deux ne sont pas raccords. Évidemment, votre support n’est pas un prompteur, mais il doit reprendre les points clés de votre discours et permettre aux participants d'en comprendre sa structure.
- Invitez les participants à couper leur micro quand il ne parle pas, afin d’éviter les bruits parasites. Ceci est valable pour tout le monde, même pour vous. Un micro ouvert est une porte d'entrée pour toutes nuisances sonores potentielles (si la personne ne parle pas évidemment). Ces derniers peuvent gêner la réception et la retranscription écrite des échanges. Pensez bien à réactiver votre micro au moment de la prise de parole.
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Du bon usage de la webcam
- Activez votre webcam. Cela permet d'une part d'humaniser votre discours, en y ajoutant les expressions et les gestes qui enrichissent la communication. Mais cela permet aussi aux personnes rompues à l'art de la lecture labiale de pouvoir lire sur les lèvres. Pour cela vous devez vous assurer d’avoir le visage clairement et entièrement visible. Pensez à ne pas vous mettre à contre-jour ou dans une pièce mal éclairée. Certains outils de visioconférence permettent de choisir de n’afficher que la personne qui parle, à la place d'une mosaïque de webcam, ce qui peut faciliter la lecture labiale, mais demande une grande discipline concernant le respect de la prise de parole.
- Pensez à arrêter le partage d’écran quand ce n’est pas nécessaire pour donner plus de place aux webcams, par exemple lors de temps d’échanges entre les participants. Cela permet de rythmer votre séance, avec différentes phases, plus ou moins actives / passives tout en laissant plus de place aux échanges avec un meilleur affichage des visages.
- En cas de connexion de mauvaise qualité, vous pouvez demander aux participants de couper leur caméra, s’ils ne parlent pas, évidemment. En cas de prise de parole d’un ou d’une étudiante, il lui faudra alors réactiver sa webcam, ainsi que son micro avant de s’exprimer.
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Règles à adopter pour une transcription de qualité
Pour la vidéo, comme pour la visioconférence la transcription est un incontournable de l’accessibilité. Il existe certains outils ou fonctionnalités qui permettent de générer des transcriptions automatiques, mais pour un rendu de qualité il est nécessaire de respecter quelques règles :
- Utilisez un casque micro, pour une prise de son constante et de bonne qualité. Contrairement au micro interne d’un ordinateur, le casque micro se focalise sur le son de la voix et non sur les sons externes, ce qui permet d’obtenir une transcription de meilleure qualité.
- Afin de limiter tous les sons parasites et les interférences possibles, veuillez à ce que chacun coupe son micro quand il ne parle pas.
- Pensez à dire votre nom avant de parler, cela apportera beaucoup plus de clarté à la lecture. Sinon, dans le cas d’échanges entre plusieurs personnes il ne sera pas possible d’associer un discours à quelqu’un en particulier.
- De même pensez à épeler les sigles et le vocabulaire spécifique afin de rendre la transcription la plus compréhensible possible.
Si vous ne disposez pas d'un outil de visioconférence intégrant la génération de transcription, vous pouvez utiliser un convertisseur de voix. Cet outil retranscrit à l'écrit ce que vous dites à l'oral. La prise en main est assez intuitive mais demande toutefois un ajustement du discours, comme de faire des pauses pour ne pas saturer l'application, d'indiquer à l'oral la présence d'un ".". Parmi les différents outils accessibles en ligne, vous pouvez utiliser Dictation qui propose une version gratuite. Comme souvent avec les outils automatiques, il est nécessaire d'accorder un temps de relecture, de correction et éventuellement de mise en page, avant l'envoi de la transcription. -
Fonction de sous-titrage
- Certains outils de visioconférence permettent de générer un sous-titrage en temps réel. Cette fonction peut être activé par les participants directement pendant la visioconférence. Cependant cette fonctionnalité peut être limitée. L'outil Zoom par exemple, propose en octobre 2023, un sous-titrage automatique en direct. Il permet aussi de désigner un participant en charge de la saisie des sous-titres (voir article Gérer les sous-titres et la transcription). Ces fonctionnalités sont amenées à évoluer, il est donc important de se tenir informer des mises à jour des et des nouveautés de votre outil de prédilection ou celui de votre établissement.
- Certains outils de visioconférence permettent de générer un sous-titrage en temps réel. Cette fonction peut être activé par les participants directement pendant la visioconférence. Cependant cette fonctionnalité peut être limitée. L'outil Zoom par exemple, propose en octobre 2023, un sous-titrage automatique en direct. Il permet aussi de désigner un participant en charge de la saisie des sous-titres (voir article Gérer les sous-titres et la transcription). Ces fonctionnalités sont amenées à évoluer, il est donc important de se tenir informer des mises à jour des et des nouveautés de votre outil de prédilection ou celui de votre établissement.
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Durée d'une session
- En visioconférence, il est important d'apporter un soin tout particulier au rythme et à la durée. Le dispositif met plus de distance entre le formateur et les participants, ce qui engendre une baisse de l'attention plus rapide qu'en présentiel. Il est donc primordial de faire des pauses durant votre session. Il peut s'agir de pauses pour le corps (physique), c'est à dire un temps pour quitter son ordinateur, se lever et bouger (toilettes, pause café, etc.). Cela permet d'une part de mettre un temps de respiration dans la session, mais aussi de réactiver le corps des apprenants pour diminuer la fatigue physique et relancer la circulation sanguine. Il s’agit aussi de prévoir des pauses pour la tête (cognitive), avec des temps d’échanges, des questions, des sondages, des exercices, ou toutes sortes d’activités qui permettront de faire passer les participants d’une réception passive à une a participation active. En plus de relancer l’attention, ces activités permettent de vérifier la maitrise des concepts et connaissances des participants. La mise en pratique des concepts et connaissances permet également une meilleure rétention de l’information apprise.
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Enregistrement de la session
- Gardez une trace de la session afin de permettre aux participants de la revisionner si besoin. Que ce soit pour ceux qui n'ont pas pu y assister, ou ceux qui souhaitent compléter leurs notes, l'enregistrement est un véritable plus. Et comme nous l'avons vu, même si certaines fonctionnalités facilitent la communication pour les personnes atteintes de déficience auditive, la prise de notes en simultanée reste une tâche compliquée. L'enregistrement permet une deuxième consultation, à son rythme, ce qui peut être un vrai soulagement pour ces publics.
Avant l'enregistrement d'une session, pensez à bien informer les participants de votre démarche et assurez-vous de leur consentement. Dans le cas contraire, si les participants ne souhaitent pas apparaître lors de l'enregistrement, invitez les à couper leur caméra ainsi que leur micro. Pour plus d'informations concernant les modalités d'usages de l'enregistrement et globalement le Règlement Général sur la Protection des Données, vous pouvez consulter l'article de la CNIL à ce sujet.
- Gardez une trace de la session afin de permettre aux participants de la revisionner si besoin. Que ce soit pour ceux qui n'ont pas pu y assister, ou ceux qui souhaitent compléter leurs notes, l'enregistrement est un véritable plus. Et comme nous l'avons vu, même si certaines fonctionnalités facilitent la communication pour les personnes atteintes de déficience auditive, la prise de notes en simultanée reste une tâche compliquée. L'enregistrement permet une deuxième consultation, à son rythme, ce qui peut être un vrai soulagement pour ces publics.
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Et après ? Quels sont les bons gestes à adopter pour permettre à chacun de retrouver une information ? Dans cette partie, nous aborderons les documents importants à transmettre, ainsi que les actions à mener pour faire du lien.
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Une fois la séance terminée, il est important de permettre aux participants qui en ressentent le besoin de pouvoir consulter les documents à leur rythme, que ce soit pour compléter des notes, demander des explications supplémentaires, etc.
Bonnes pratiques post-session
- Transmettez le lien vers l’enregistrement, le compte-rendu, les prises de notes collaboratives ou tout autre document réalisé pendant la session. Toutes ces ressources permettront à l'ensemble des participants de compléter leur cours, et particulièrement ceux pour qui la prise de note en direct est complexe.
- Proposez un temps de retour sur les points vus pour celles et ceux qui en ont besoin. Ce moment peut être individuel ou encore collectif, selon les besoins exprimés, ainsi que la disponibilité évidemment.
- Transmettez le lien vers l’enregistrement, le compte-rendu, les prises de notes collaboratives ou tout autre document réalisé pendant la session. Toutes ces ressources permettront à l'ensemble des participants de compléter leur cours, et particulièrement ceux pour qui la prise de note en direct est complexe.
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Que faut-il retenir ? Dans cette partie nous ferons la synthèse des points vus à travers ce cours, afin de garder en tête les actions importantes à mener pour une visioconférence accessible.
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Dans cette partie nous vous proposons de tester vos connaissances, à travers une évaluation finale. À l'issue de ce test, vous pourrez obtenir un badge attestant de votre bonne compréhension des enjeux de l'accessibilité pour les visioconférences, ainsi que des solutions à mettre en œuvre pour garantir leur accès au plus grand nombre.
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Ici vous pourrez télécharger le cours dans sa version textuelle.
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Ce forum est à votre disposition pour toute question. Vous pouvez nous aider aussi à améliorer ce cours en nous donnant votre avis.
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