• Quoi, où archiver de façon pérenne ?

    • LE SAVIEZ-VOUS ?

      De bonnes pratiques en matière d’archivage pérenne assurent la conservation des données et répondent aux objectifs d'accessibilité, d'intégrité, d’intelligibilité et de lisibilité.

      OBJECTIF PÉDAGOGIQUE
      A l'issue de cette rubrique, vous serez en mesure de définir les étapes d'archivage des données.
       DURÉE
                 
        10 minutes

    • Aujourd’hui, l’essentiel de la production scientifique est créé, traité, stocké et diffusé sous forme numérique. Cependant, avec la constante évolution des technologies, la pérennisation des informations produites est devenue un enjeu majeur.

    • L'archivage pérenne

      Parcourez cette ressource interactive pour mieux comprendre l'archivage pérenne, ultime étape dans la gestion des données de recherche.


      Consultez et téléchargez les fiches "Dépôt et entrepôts" et "Stockage et archivage"

    • Durée de conservation et sélection des données

      Toutes les données produites par un projet de recherche n’ont pas un intérêt à être conservées. Les données peuvent être conservées si elles ont une valeur juridique, scientifique ou patrimoniale et détruites dans le cas contraire.

      Il est important de lister l’ensemble des données produites dans le cadre d’un projet (données recueillies, collectées, acquises, brutes, données intermédiaires ou travaillées, données de résultat) et de réfléchir aux données à conserver et pour quelles raisons.

      Pendant la durée du projet puis entre 5 et 10 ans après la fin de celui-ci, les données à conserver sont notamment celles permettant la validation des résultats et celles ayant une valeur de preuve ou un potentiel de réutilisation.

      Au-delà de cette période les questions suivantes peuvent être posées afin d’envisager une conservation plus longue : les données sont-elles documentées et organisées ? Sont-elles lisibles et enregistrées dans des formats pérennes ? Sont-elles reproductibles et à quel coût ? Pourront-elles faire l’objet de traitements complémentaires ? Pourront-elles être exploitées ultérieurement pour d’autres usages? Sont-elles uniques et quelles seraient les conséquences d’une perte de celles-ci ?

      Pour les données à caractère personnel, une durée de conservation est à déterminer avant le lancement du projet. Celles-ci devront être détruites sauf si elles présentent une valeur scientifique, statistique ou historique. Celles-ci font l'objet d'une réglementation RGPD (règlement général sur la protection des données). Pour en savoir plus, rapprochez-vous de votre DPO (délégué.e à la protection des données).

      La réflexion concernant la sélection des données à conserver et la durée pendant laquelle les conserver pourra être menée en plusieurs temps au gré du projet et évoluer dans le temps.

    • Icône Fichier
      Archiver les projets de recherche. Quelques recommandations avant de partir ou pour libérer de la place dans son bureau

    •  Prérequis techniques pour la préservation

      Métadonnées

      L’identification des données est primordiale. Les métadonnées donnent ainsi davantage de valeur aux données décrites. Elles permettent également de faciliter l’accès aux données, de les rendre intelligibles et réutilisables.

      Il est préconisé d’utiliser autant que possible des standards de métadonnées. Des métadonnées de plusieurs types sont à renseigner : métadonnées descriptives (au minimum : identifiant, nom de l’unité ou du projet, auteur, nature des données, type, date), de gestion (au minimum : durée de conservation, sort final) et techniques (au minimum : format, logiciel de lecture). Ces métadonnées permettront d’envisager la pérennisation des données cependant un travail complémentaire sera à mener.

      Format

      Le format des données est également un préalable pour la pérennisation de celles-ci. Il est recommandé d’utiliser des formats spécifiés, ouverts ou libres de droit et normalisé ou largement diffusés.

      Afin qu’il soit possible de pérenniser un format, celui-ci doit être valide et bien formé par rapport à ses spécifications. L’outil FACILE du CINES permet d’effectuer ces vérifications : https://facile.cines.fr/. 

    • Recommandations

      • Plan de gestion de données
        Pour permettre à chaque projet ou unité de prendre en compte l’archivage dès la production des données et durant tout le cycle de vie de celles-ci, il est essentiel de renseigner un plan de gestion de données. Ainsi, il est possible de traiter l’ensemble des questions liées aux données dans le cadre d’un projet, dont le devenir de celles-ci sans oublier les documents qui participent à leur compréhension (cahier de laboratoire par exemple).

      • Gestion physique des données

        Les données sont à organiser en les classant selon un plan et en instaurant des règles de nommage. Un lieu de stockage est à définir. Celui-ci peut-être un espace intermédiaire pour un temps avant une pérennisation grâce au recours à une plateforme d’archivage numérique.

    • Une petite question pour la route !



    • Sources